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Terminvereinbarung leicht gemacht: So nutzen Sie die Outlook-Terminabfrage
Outlook erleichtert die Terminabstimmung enorm: In den Business- oder Enterprise-Lizenzpaket gibt es nun die "Terminabfrage".
Der Knopf erscheint, wenn man auf eine E-Mail antwortet oder eine neue schreibt.
Die Personen, die im An-Feld stehen, sind die erforderlichen Teilnehmer, die Zeit haben müssen. Wer in CC steht, ist optional.
Nach einem Klick auf den Button lässt sich die Termindauer festlegen. Angezeigt werden Terminvorschläge, an denen im eigenen Kalender Platz ist. In grün sieht man, wie viele Personen in der eigenen Organisation Zeit haben, grau sind die externen, bei denen Outlook den Kalender nicht kennt. Über die Datumsauswahl gelangen Sie zu weiteren Tagen. Markieren Sie einige Terminvorschläge und klicken Sie "Weiter".
Anschließend können Sie noch einen Ort angeben und entscheiden, ob ein Teams-Link mitgeschickt wird. Dann klicken Sie auf "Umfrage erstellen".
Die Teilnehmer erhalten eine Abfrage und können Vorschläge mit Ja, Nein oder Bevorzugt markieren. Im eigenen Kalender werden Blocker für alle Terminoptionen eingetragen.
Wenn alle erforderlichen Teilnehmer abgestimmt haben und ein Termin gefunden ist, wird automatisch die Einladung verschickt, die übrigen Blocker werden gelöscht.
